Agencja PR Empemedia | Warszawa | pn-pt g. 9-17

Dlaczego agencja PR, reklamowa lub marketingowa pyta o budżet?

28 Wrz
wycena PR

Dlaczego agencja PR, reklamowa lub marketingowa pyta o budżet?

Jeśli składasz zapytanie ofertowe dotyczące usług marketingowych, public relations bądź reklamowych, w większości agencji jednym z pierwszych pytań, jakie usłyszysz, będzie pytanie o budżet, jaki chcesz przeznaczyć na kampanię.

Wierz mi –pytania tego nie lubią nie tylko klienci, ale i przedstawiciele agencji. Zadajemy je jednak, ponieważ Twoja odpowiedź może nam bardzo pomóc.

Dlaczego firmy nie chcą deklarować budżetu?

Kiedy pytam potencjalnego Klienta o budżet, jaki może przeznaczyć na kampanię, zazwyczaj spodziewam się, że napotkam na opór lub po prostu – nie otrzymam odpowiedzi.

Dlaczego firmy tak często nie chcą określać nawet przybliżonego budżetu? Prawdopodobnie wynika to z dwóch powodów.

  • Pierwszy – klient nie ma pojęcia, ile takie usługi mogą kosztować, albo ma pewną orientację, ale boi się, że jego odpowiedź zostanie uznana za „niewłaściwą”.
  • Drugi powód – klient chciałby otrzymać cenę jak najniższą, więc obawia się, że jeśli poda zbyt wysoką cenę, agencja celowo zawyży swoją ofertę, by w pełni wykorzystać budżet klienta.

Dlaczego agencje pytają klientów o budżet?

Być może podejście klienta byłoby inne, jeśli wiedziałby, że za pytaniem agencji o budżet nie stoi ani chciwość, ani żadna inna zła intencja. Przeprowadzenie np. kampanii reklamowej nie jest tym samym, co np. zakup ziemniaków. Gdy kupujemy produkt w sklepie, mamy zazwyczaj stałą cenę lub niezbyt odległe widełki od-do, zależne od kilku zmiennych opcji. W przypadku działań marketingowych, ta przepaść jest ogromna – kampanię można przeprowadzić za kilkaset złotych i za kilka milionów złotych. Ale to nie znaczy, że obydwie będą takie same i tak samo skuteczne.

Jeśli już miałbym szukać analogii, zakup usług marketingowych porównałbym do remontu domu. Nawet jeśli firma budowlana wie już dokładnie, jaki ma być zakres prac budowlanych, wycena może zależeć od wyboru techniki wykonania poszczególnych prac, jakości użytych materiałów itd. Dlatego informacja o budżecie powinna być dla ekipy bardzo ważną wskazówką, od której zależeć będzie wiele elementów. To, że remont można przeprowadzić zarówno za 3 tys. zł, jak i za 30 tys. zł, nie oznacza przecież, że w obydwu przypadkach zostanie wykonany tak samo, przy użyciu tych samych materiałów.

Znając budżet, profesjonalista powinien przygotować najbardziej optymalny zestaw propozycji – optymalny przy uwzględnieniu tego budżetu, a nie optymalny w sposób „obiektywny”!

Co się dzieje, gdy klient nie chce zadeklarować budżetu?

Niestety, bardzo często, pytając o budżet, otrzymuję odpowiedź w stylu „dostosujemy się do Państwa propozycji”, albo „proszę coś zaproponować”. Problem w tym, że dla mnie jest to zawoalowana zagadka. Powinienem odgadnąć, jaki budżet może przewidzieć klient i wstrzelić się ze swoimi propozycjami w jego – niewypowiedziane – choć zazwyczaj wstępnie już przemyślane oczekiwania.

Jak nietrudno się domyślić, na takiej sytuacji nikt nie korzysta. Agencja traci czas na opracowywanie takich wariantów współpracy, które zostaną uznane za „zbyt drogie” lub „za tanie”, a do współpracy zostanie ostatecznie zaproszona nie ta firma, która ma najlepszą ofertę przy danym budżecie, ale ta, która najtrafniej odgadnie tajemnicze myśli prezesa lub menedżera.

Dlaczego jednak lepiej zadeklarować budżet?

Warto wiedzieć, że to nie jest tak, iż jeśli jedna firma zaproponuje zestaw działań za 10 tys. zł, a druga za 20 tys. zł, to ta druga jest na pewno droższa od pierwszej. Ich oferty będą po prostu nieporównywalne, ponieważ zostały oparte na innych założeniach! W efekcie, jako potencjalny klient, otrzymasz propozycje, które będą ze sobą „niekompatybilne”.

Dlatego znacznie lepiej odwrócić ten proces – zaproponować budżet – i porównać, co przy określonej kwocie zaproponują obydwie firmy. Wtedy dopiero będzie można uzyskać jasną sytuację co do tego, która agencja złoży ciekawszą propozycję przy tej samej cenie.

Unikanie podawania zakładanego budżetu jest o tyle nieuzasadnione, że w praktyce takie wstępne zapytanie do niczego nie zobowiązuje.  Po otrzymaniu propozycji możesz poprosić o usunięcie niektórych opcji i ponowną kalkulację, albo o wykonanie kalkulacji przy niższym budżecie. Wierz mi, że dla agencji to i tak będzie o niebo lepsze rozwiązanie, niż konieczność działania zupełnie po omacku.

A co z argumentem, że agencja zawyży ceny?

Klienci obawiają się, że jeśli podadzą za wysoką cenę, otrzymają zawyżoną ofertę. Owszem, tak mogłoby być, gdyby chodziło o zakup wspomnianych wyżej ziemniaków. Jeśli sprzedawca pyta klienta, ile ten jest w stanie dać za worek warzyw, możliwe, że klient „przestrzeli”, a sprzedawca zaakceptuje zawyżoną cenę. Ale w agencji PR czy marketingowej to nie działa w ten sposób!

  • Po pierwsze – jak wspomniałem wyżej – podana wstępnie kwota do niczego nie zobowiązuje i zawsze można uzyskać informacje odnośnie tego, jaki zakres przedstawionych propozycji mógłby zostać zrealizowany przy obniżeniu budżetu.
  • Po drugie – znaczna część budżetu to środki na pokrycie kosztów zewnętrznych a nie agencyjnych. Np. przy kampanii reklamowej z wykorzystaniem innych mediów, największa część budżetu to opłaty za powierzchnię lub działania reklamowe w portalach, czasopismach i innych środkach masowego przekazu. To nie są pieniądze dla agencji i agencja nie ma interesu w tym, by te kwoty zawyżać. Po prostu – wyższy budżet pozwoli zwiększyć zasięg emitowanych reklam, a mniejszy spowoduje ograniczenie tego zasięgu.
  • Po trzecie – w uczciwej ofercie poszczególne koszty powinny zostać odpowiednio opisane, a więc możesz oczekiwać informacji na temat tego, jaka część budżetu zostanie „skonsumowana” przez agencję, a jaka ma trafić do zewnętrznych (i jakich) dostawców. Agencja powinna potrafić uzasadnić, z czego wynikają jej koszty.

Dlatego właśnie, bez względu na to, czy masz do wydania 500 zł, 50 tys. zł czy więcej, podziel się tą informacją z agencją – im wcześniej, tym lepiej. Nie zastanawiaj się nad tym, czy ta kwota jest „za duża” czy „za mała” – jeśli będzie nieodpowiednia, agencja powinna Cię o tym poinformować. A jeśli otrzymasz ofertę, sprawdź, czy zaproponowany zakres usług i ich koszt jest według Ciebie odpowiedni. Jeśli nie, poproś o nową kalkulację przy uwzględnieniu innej wysokości budżetu. Taka jawna i szczera komunikacja nic nie kosztuje, a wiele ułatwia – i agencji, i Tobie.

 

Marcin Pietraszek
Koordynator Projektów Agencji PR Empemedia

Masz pytania? Zapraszam do kontaktu!

 


Spodobał Ci się ten artykuł?

Nie przegap następnego! Zapisz się, aby otrzymać powiadomienie o kolejnym. Newsletter wysyłamy nie częściej niż raz w tygodniu. W każdej chwili będziesz mógł zrezygnować.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie wpisanego adresu e-mail do celów marketingowych przez Agencję PR Empemedia. Mam świadomość, że przysługuje mi prawo do wycofania zgody w dowolnym czasie.

własna lista mailingowa obsługiwana jest przez FreshMail