Wynająć agencję czy specjalistę od PR-u?

Czy lepiej zatrudnić specjalistę od PR-u, czy podpisać umowę z agencją public relations? Nasza odpowiedź nikogo z pewnością nie zaskoczy. Jesteśmy przekonani, że współpraca z agencją PR może być zarówno tańsza, jak i skuteczniejsza, choć – powiedzmy to sobie szczerze – ma też jedną zasadniczą wadę…

Znajdujesz się na stronie agencji PR, naturalne więc, że chciałbym zachęcić Cię do współpracy z nami. Mimo to, nie zamierzam nikogo przekonywać, że skorzystanie z pomocy agencji public relations jest jedynym sensownym rozwiązaniem, ani też, że pod każdym względem wsparcie zewnętrznych specjalistów będzie lepsze od opcji zatrudnienia doświadczonego pracownika lub wydzielenia działu PR.

Własny pracownik lub zespół od PR-u to świetne rozwiązanie, jeśli:

• planujesz prowadzić bardzo intensywne działania komunikacyjne i w związku z tym potrzebujesz osób na miejscu, które całkowicie poświęcą się kontaktom z mediami i potencjalnymi klientami (np. przez social media);
• stać Cię na zatrudnienie doświadczonych pracowników, których nie trzeba przyuczać do ich obowiązków lub też masz możliwość profesjonalnego przeszkolenia, a potem kontrolowania i oceniania efektów ich pracy (zauważ, że wszystko to zajmuje czas).

Agencja PR jako koordynator marketingu

Odłóżmy też na bok teoretyczne mądrości na temat konieczności rozdzielenia funkcji PR-owej od marketingu. Ja także uważam, że w idealnym świecie tych spraw lepiej byłoby nie mieszać. Nie możemy jednak zamykać oczu na rzeczywistość, praktyka jest natomiast taka, że w wielu firmach (nie tylko tych najmniejszych), komunikacją oraz marketingiem zajmują się te same osoby.

Osoba lub osoby odpowiadające za relacje z mediami, działania wizerunkowe oraz reklamowe, z braku czasu zajmują się przede wszystkim koordynacją zadań zlecanych innym podmiotom. Tymczasem taką koordynację również można przekazać zewnętrznej agencji. Wówczas będzie to wyglądało tak, że kluczowe działania komunikacyjne agencja będzie prowadziła samodzielnie, a zadania odległe od istoty jej kompetencji, będzie zlecała innym, doświadczonym i sprawdzonym firmom. W takiej sytuacji agencja PR może praktycznie stać się outsourcingowym działem PR-u, a nawet marketingu.

Po przeciwnej stronie będziemy mieli rozwiązanie najbardziej ekonomiczne. Firma może nie zatrudniać specjalisty od PR-u i nie podpisywać z agencją umowy na pełną obsługę, a zamiast tego zamawiać wyłącznie wybrane, najbardziej potrzebne usługi (np. informacje prasowe, prowadzenie konta firmowego na Facebooku). Takie rozwiązanie polecamy głównie najmniejszym firmom, które mają potrzebę, aby pokazywać światu to, co robią, a jednocześnie nie mogą sobie pozwolić na istotny wzrost kosztów. Gdy jednak zatrudnienie w firmie osiąga poziom około 10 osób, zazwyczaj lepszym rozwiązaniem będzie już powierzenie osobie lub agencji pełnej obsługi PR-owej lub PR-owo-marketingowej.

Koszty współpracy z agencją PR

I jeszcze ważna kwestia, jaką stanowią koszty zatrudnienia lub współpracy z agencją PR. Załóżmy, że firma zatrudniła specjalistę z niedużym doświadczeniem, wypłacając mu „na rękę” 2.500 zł miesięcznie. Przy umowie o pracy koszty pracodawcy wyniosą w takim przypadku 4.200 zł.

A co, jeśli ta sama firma wybrałaby współpracę z agencją?  Już w cenie ok 3.000 zł netto (VAT można odliczyć) znaleźć można agencję, która kompleksowo i profesjonalnie poprowadzi całość spraw komunikacyjnych, wizerunkowych i marketingowych firmy. Zauważmy przy tym, że agencja nie będzie potrzebowała oddzielnego stanowiska pracy, komputera, czy też oprogramowania, nie trzeba też wobec niej przestrzegać Kodeksu pracy, zasad BHP, czy też wysyłać jej pracowników na szkolenia. Koszty zwolnień lekarskich, urlopów – to wszystko także pozostanie po stronie agencji.

Finansowo więc sprawa jest oczywista: umowa z agencją jest tańsza niż zatrudnienie pracownika na etacie. Pracownik agencji może pracować jednocześnie dla kilku firm, a więc koszty jego zatrudnienia podzielą się pomiędzy kilka podmiotów.

Agencja PR – wady i zalety

Nie zapominajmy także o innych zaletach charakterystycznych dla agencji. Agencja zazwyczaj może zaoferować szerszy wachlarz usług niż pojedynczy pracownik, a dzięki swoim kontaktom, doświadczeniu i formalnej pozycji, wynegocjuje lepsze warunki współpracy np. z mediami. Agencji PR nie trzeba szkolić, przyuczać do obowiązków, więc swoją pracę może rozpocząć szybciej niż świeżo zatrudniony pracownik.

Przedstawicielom Agencji łatwiej też wejść w rolę zewnętrznych doradców – patrzą bowiem na firmę-klienta z perspektywy podobnej jak jej odbiorcy. Warto jednak wiedzieć, że skuteczność działań agencji będzie zależała w dużym stopniu od przepływu informacji między nią a firmą-klientem. We współpracy z agencją nie wystarczy podpisać umowę i czekać na efekty – gotowość do udzielania potrzebnych informacji na bieżąco będzie miała tutaj bardzo duże znaczenie.

Własny pracownik od PR-u będzie miał wobec agencji głównie jedną przewagę – jest nią bezpośrednia obecność w siedzibie pracodawcy. Dzięki temu można z nim w każdej chwili porozmawiać, a i on może szybciej uzyskać informacje potrzebne w jego pracy. Pracownik będzie też postrzegany jako przedstawiciel firmy i jej rzecznik – inaczej niż pracownik agencji.

Obydwa rozwiązania mają więc wady i zalety, choć moim zdaniem, szala tej wagi przechyla się zdecydowanie na korzyść współpracy z agencją. Ostateczną decyzję, jak zwykle, należy podjąć w oparciu o specyficzną sytuację konkretnej firmy. Jeśli chcesz, możemy to przedyskutować – doradzimy rozwiązanie odpowiednie dla Twojej sytuacji oraz dostosowane do budżetu, jaki możesz przeznaczyć na działania wizerunkowe i/lub marketingowe.

Marcin Pietraszek
Koordynator Projektów Agencji PR Empemedia

[FM_form id=”2″]