Chcesz wiedzieć, jak zdobyć dofinansowanie na szkolenie z KFS? W tym artykule poprowadzimy Cię krok po kroku!
Rozwój pracowników nie musi obciążać budżetu firmy. Dzięki środkom z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) możesz sfinansować szkolenia nawet w 70–100%. Warunek? Poprawnie przygotowany wniosek i dobrze dobrane szkolenie.
Poniżej pokazujemy, jak krok po kroku przejść przez procedurę.
Krok 1: Przygotuj firmę do złożenia wniosku
Zanim ruszy nabór wniosków, zadbaj o kwestie formalne. To fundament całego procesu.
Na co zwrócić uwagę?
- załóż konto na praca.gov.pl
- upewnij się, że masz aktywny Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany
- sprawdź brak zaległości w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych i Urzędzie Skarbowym
- zweryfikuj dostępny limit pomocy publicznej w SUDOP.
W praktyce: urząd pracy i tak to sprawdzi, więc warto zrobić to wcześniej i uniknąć odrzucenia wniosku.
Krok 2: Wybierz szkolenie i przygotuj ofertę
Aby otrzymać dofinansowanie, musisz wskazać konkretne szkolenie.
Najlepszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wybór usługi z Bazy Usług Rozwojowych — to właśnie tam znajdują się zweryfikowane firmy szkoleniowe (takie jak nasza).
Uwaga! Niektóre nasze szkolenia nie są dostępne w BUR, ale i tak można na nie uzyskać dofinansowanie. Ważne, aby w BUR była firma szkoleniowa, a nie konkretne szkolenie. Przy szkoleniach dla minimum 3 pracowników możemy przygotować ofertę dedykowaną specjalnie dla Twojej firmy lub instytucji!
Dobrze przygotowana oferta szkoleniowa powinna zawierać:
- zakres i program szkolenia
- liczbę godzin
- termin realizacji
- cenę
- potwierdzenie, że firma jest zarejestrowana w BUR i dysponuje certyfikatem jakości.
Zasada konkurencyjności — o tym musisz pamiętać!
Aby wniosek został zaakceptowany, musisz wykazać, że wybrana oferta jest rynkowa. Dlatego należy porównać minimum 3 oferty (naszą + 2 inne, droższe, co nie będzie trudne).
Krok 3: Wypełnij wniosek o dofinansowanie
Wniosek składa się online przez praca.gov.pl, w module PSZ-KFS.
Co trzeba uzupełnić?
- dane firmy
- dane uczestników szkolenia
- szczegóły wybranej usługi
- uzasadnienie potrzeby szkolenia
Klucz do sukcesu: dobre uzasadnienie
To najważniejsza część wniosku.
Aby zwiększyć swoje szanse:
- odwołaj się do aktualnych priorytetów KFS – w 2026 roku są to m.in. umiejętności cyfrowe i AI
- pokaż konkretne braki kompetencyjne
- wskaż realny wpływ szkolenia na rozwój firmy.
Krok 4: Dołącz wymagane załączniki
Do wniosku należy dołączyć komplet dokumentów:
- formularz informacji o pomocy de minimis
- oferty szkoleniowe (min. 3)
- wymagane oświadczenia
- inne dokumenty wskazane przez urząd.
Braki formalne to jedna z najczęstszych przyczyn odrzucenia wniosku.
Krok 5: Złóż wniosek i czekaj na decyzję
Po uzupełnieniu wszystkich danych:
- podpisz wniosek Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym
- wyślij go przez system.
Następnie urząd:
- oceni wniosek
- może poprosić o uzupełnienia
- podejmie decyzję o przyznaniu środków.
Najczęstsze błędy, które widzimy u firm
Na podstawie naszego doświadczenia, najczęstsze problemy to:
- brak odniesienia do priorytetów KFS
- zbyt ogólne uzasadnienie
- nieprawidłowo przygotowane oferty
- błędy w dokumentach de minimis.
Gdzie znaleźć program?
Gdzie szukać programów? W przypadku Krajowego Funduszu Szkoleniowego nabory są prowadzone przez powiatowe oraz wojewódzkie urzędy pracy. Warto sprawdzić obydwa urzędy na terenie działania firmy lub instytucji, ponieważ prowadzą one oddzielne programy i oddzielne nabory!
Możemy bezpłatnie sprawdzić dla Ciebie, jakie programy z KFS i BUR są aktualnie dostępne w Twoim powiecie i przesłać Ci linki do nich – jeśli chcesz uzyskać takie informacje, wypełnij formularz!
Gdy już wybierzesz program, zgłoś się do nas po ofertę na konkretne szkolenie.
Napisz:
- dla jakiej firmy ma być przygotowana oferta (NIP, branża)
- jaka tematyka Cię interesuje
- ile osób ma uczestniczyć w szkoleniu
- czy ma to być szkolenie stacjonarne czy online
- w jakim przedziale czasowym ma zostać zrealizowane.
Na tej podstawie przygotujemy ofertę szkoleniową, a potem, gdy przystąpisz do kompletowania wniosku, wypełnimy dla Ciebie załącznik z opisem oferty.